OAdOR - GUIDA PER GLI AUTORI

 Premessa

 La Struttura di OAdOR
         Comunità
         Collezioni
         Item

 Quali lavori possono essere depositati

 Chi può autoarchiviare

 L’Autenticazione dell’Autore

 Norme per il Deposito dei lavori o Submission
          Avvio e completamento della submission
          Interruzione e recupero della submission

 Flusso dell’autoarchiviazione

 Norme editoriali per la confezione dei materiali

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OAdOR utilizza il software Open Source DSpace, sviluppato nel 2000 dal MIT congiuntamente con HP, che permette la diffusione archivi digitali, prevalentemente di carattere scientifico e clinico. Il rispetto delle specifiche del protocollo OAIS (Open Archival Information System) consente il recupero dei i lavori in esso depositati da qualsiasi motore di ricerca, Google, Google Scholar e Scirus. Oador rappresenta in tal modo una vetrina in Internet della produzione clinico-scientifica e sanitaria raccolta dal Polo Ortopedico Reumatologico nel campo dell’Ortopedia, della Reumatolgia, della Traumatologia e delle Discipline affini.

L’archivio OAdOR è organizzato in:

a.      Comunità, le tre Istituzioni che partecipano formalmente al Progetto: AO Istituto Ortopedico G. Pini, IRCCS Istituto Ortopedico Galeazzi, IRCSS Policlinico San Donato,

b.      Collezioni, i tipi di lavoro che possono essere depositati nell’Archivio (Articoli, Interventi a convegno, Contributi in volume, Libri, Rapporti interni, Corsi/Master, Protocolli, Casi clinici, Immagini, Tecniche operatorie),

c.      Item, il lavoro in formato elettronico e i suoi metadati.

 Possono essere autoarchiviati:

1. lavori originali,
2. lavori in pre-print o già pubblicati purché autorizzati al deposito dall’editore.

1. Colui che è autore del lavoro, o che ne detiene la titolarità,
2. che appartenga ad una delle tre Comunità

3. che sia autenticato.

 Per autore si intende <il soggetto che ha creato l’opera>

 Avviene in due fasi:

 1. L’autore seguirà la procedura qui sotto indicata:

a.      cliccare il tasto <My DSpace> del menu di sinistra della home page,

b.      scegliere l’opzione <New user? Click here to register>,

3. digitare il proprio indirizzo e-mail e cliccare  su <Register>,

4. si riceverà immediatamente una e-mail di conferma della registrazione con mittente paola.mozzati@gpini.it  e con oggetto <DSpace Account Registration> (attenzione a non confonderla con uno spam). Questa e-mail contiene il link a una URL

5. entrare nella URL per completare la registrazione indicando il proprio nome e cognome, il numero di telefono e la password scelta,

6. tornare all’home page di OAdORinformare e attraverso il tasto <Feedback> (menu di destra) informare l’operatore della biblioteca dell’avvenuta registrazione, specificando la comunità per la quale si vuole essere abilitati e la collezione in cui si vuole depositare il lavoro.

 2. L’operatore della Biblioteca assocerà il nome dell’autore alla Comunità e alle Collezionirichieste  per abilitarlo alla submission.

1. La submission deve essere effettuata dall'autore attraverso una procedura guidata che si conclude con il caricamento della versione elettronica del lavoro.
2. La submission può essere interrotta prima del suo completamento

 Qui di seguito, l’avvio della submission e i passi principali per la compilazione dei campi o metadati:

1. Cliccare su <My DSpace> (del menu di sinistra della home page)
2. Cliccare su <Start a New Submission> e scegliere la <Collection>
3. Cliccare su <Submit to this collection> e <next>, si apre il modulo in cui compilare i campi bibliografici o metadati

4. Compilare i metadati proposti dalla form seguendo le indicazioni e gli esempi scritti vicino ad ogni metadato.Qui di seguito si riachiamano le:

Norme generali:

a.       i metadati con * sono obbligatori

b.       i metadati titolo, abstract, MeSh e Classificazione debbono essere compilati nella doppia lingua: <italiano o lingua originale> e <inglese> perché l’archivio è consultabile dalla comunità scientifica internazionale.

Norme particolari:

a.      Autore e affiliazione. I nomi degli Autori devono essere inseriti nello stesso ordine in cui sono scritti nel lavoro, ciascuno con la propria affiliazione. I nomi delle affiliazioni corrispondenti alle tre Comunità sono già predisposti nella finestra a tendina; l’opzione <Other (specify)> permette di inserire altre affiliazioni.

b.      Titolo. Nel caso di intervento a convegno (o a corso/master) indicare il titolo dell’intervento. Il titolo del convegno o corso hanno un metadato a parte.

c.      MeSh: sono le parole chiave ufficiali usate da Medline della National Library. Oador permette di consultarle e ricopiare automaticamente il termine inglese attraverso i seguenti passi:

·         cliccare sulla scritta verde <elenco MeSh> (freccia rossa nell’esempio),

·         scrivere nel campo <search>, della finestra che si è aperta, il descrittore che si ricerca (freccia blu nell’esempio),

·         cliccare sulla croce verde del MeSh individuato. Il Mesh verrà ricopiato automaticamente nel campo MeSh inglese di Oador(freccia verde nell’esempio) .

·         Il corrispondente MeSh italiano (traduzione ufficiale predisposta dall’Istituto Superiore di Sanità) verrà inserito automaticamente dalla procedura (attraverso un codice univoco di collegamento con quello inglese) nel campo predisposto.

d.      Classificazione. Dopo aver scelto il termine italiano, selezionare lo stesso numero per inserire quello inglese. Volendo scegliere più voci, selezionarle tenendo schiacciato i tasti Ctrl+Alt.

e.      Lingua. Indicare la lingua in cui è scritto il lavoro originale.

f.       Data. Si intende la data di creazione del lavoro. Può coincidere o essere diversa dall’eventuale data di pubblicazione del lavoro stesso.

g.      Url. Indicare l’indirizzo elettronico del lavoro pubblicato.

h.      Edizione aggiornata. Nel caso si stia inserendo una edizione aggiornata di un lavoro già inserito in OAdOR, immettere l’handle del lavoro già inserito: l’azione permette di collegare le due edizioni.

i.        Contenuta in. Questo metadato si trova solo nella collection <Immagini> e serve per collegare una data immagine ad un lavoro di un’altra collezione (es. un caso clinico) che contiene la stessa immagine (in copia). Inserire dunque l’handle del lavoro che si vuole collegare.

5.     La compilazione completa dei metadati avviene su 7 pagine: dopo aver compilato la prima pagina si passa alla successiva cliccando sul tasto <next>.

6.     Via via che si compilano le pagine della submission si vedranno scorrere dei bottoni posti in alto alla pagina che descrivono la funzione della pagina stessa: 

a.      Describe: corrisponde alle pagine di compilazione dei metadati.

b.      Upload:si sviluppa in tre pagine:

o        la prima attraverso il tasto <sfoglia> permette di inserire il testo del lavoro; compilando la casella <File description> si dichiara lo stato del lavoro: originale, preprint, ecc.,

o        la seconda permette di scegliere, da una finestra a tendina, il formato del file (word, ecc); se il tipo di formato non fosse presente, scriverlo nella casella <file format>; cliccando su <Submit> si passa alla pagina tre,

o        terza pagina <You can insert more than one file only for image document that you want to enlarge> permette l’inserimento delle immagini in formato originale necessarie per ingrandire le immagini piccole contenute nel testo.

c.      Verify: permette di verificare e –se necessario- correggere i metadati immessi.

d.      License: permette di inserire i due tipi di licenze previste, Creative Commons e Licenza OAdOR

o        le Creative Commons: non sono obbligatorie; a) se si aderisce ad una Creative Commons (adesione consigliata), alla domanda <Permetti che la tua opera venga utilizzata a scopi commerciali?> scegliere sempre <NO>; quindi scegliere una delle tre opzioni proposte dalla domanda <Permetti che la tua opera venga modificata?>; b) se non si aderisce a una Creative Commons, cliccare sul tasto <Skip Creative Commons>; si passa così alla pagina della

o        Licenza OAdOR, obbligatoria: a) se si clicca su <I Do Not Grant the License> la submission si interrompe;  b) se, dopo averla letta attentamente, si clicca su <I Grant the License>, il comando conclude la submission, portando alla pagina successiva <Complete>

e.      Complete: conferma l’avvenuto inserimento <con successo> della submission, conclude la prima fase del <Flusso di Autoarchiviazione> e dà il via alla seconda fase.

7.     Chiudere la sessione

1. portandosi sulla home page,
2. dando il logout.

NB durante la submission è sempre possibile spostarsi nelle pagine sia con i tasti (avanti tasto<next>; indietro tasto <previous>) sia cliccando sui bottoni (describe, upload, ecc.) posti in alto alla pagina.

Nel caso sia necessario sospendere la submission prima di completarla:

1.      cliccare sul tasto <save> posto in fondo alla pagina, a destra,

2.      apparirà la seguente finestra

3.      che permette di:

a.      <Oops..> rientrare immediatamente nella submission

b.      <Remove….> cancellarla definitivamente

c.      <Save it…> salvarla e riprenderla in un momento successivo

4.       Per riaprire la submission seguire i seguenti passi:

a.      da <My DSpace> autenticarsi nuovamente

b.      appariranno la /le submission non completate

c.      scegliere quella su cui si vuole intervenire

d.      cliccare su <open> e quindi su <edit>

 Avviene in 3 fasi

1.  La submission da parte dell’autore. Con il comando <I Grant the License>, l’autore completa la submission e invia automaticamente il lavoro al Comitato scientifico.

2. Il Comitato può

a.      rinviare all’autore la submission chiedendogli degli interventi,

b.     accettare il lavoro;

c.      in questo caso la submission viene inviata automaticamente alla Biblioteca.

3. La Biblioteca effettuerà i controlli formali dei dati, farà gli eventuali interventi e i lavori di editing necessari (in particolare apporrà le protezioni al testo e alle immagini), validerà la submission immettendola definitivamente nell’archivio.

Per materiali intendiamo:

1. i testi dei metadati,
2. il testo elettronico del lavoro comprensivo di tabelle e immagini (rimpicciolite rispetto all’originale,)
3. le immagini originali.

1.     I testi dei Metadati

I metadati rappresentano le informazioni fondamentali per l’indicizzazione del lavoro che si deposita e sono le prime informazioni che l’autore deve inserire nella form della submission. Occorre pertanto che l’autore abbia preventivamente predisposto i testi almeno per i quattro metadati obbligatori seguenti:

1. Titolo (in due lingue). Di ogni titolo originale deve essere predisposto il corrispondente titolo in inglese,
2. Coautori. Il nome ogni coautore va indicato nel metadato <author>; di ognuno si deve conoscere l’esatta affiliazione, ossia il nome dell’Istituto, Ente, Ospedale, ecc (non dei dipartimenti o delle UO) e la città,
3. Abstract (in due lingue). Va redatto nella lingua originale in cui è scritto il lavoro (nel caso di immagini, nella lingua dell’autore) e in lingua inglese. Si consiglia di non superare i 1500 caratteri spazi inclusi per ognuno dei due abstract,
4. MESH (in due lingue). L’attribuzione verrà effettuata in linea sui MeSh in lingua inglese. Il corrispondente MeSh italiano sarà ricopiato automaticamente dalla procedura nell’apposito campo

2.      Il testo elettronico del lavoro

Non prevede un numero limitato di battute né di immagini e deve essere prodotto nei formati elettronici seguenti:

1. Word, il file di testo di tutte le tipologie dei lavori e le immagini rimpicciolite. NB per rendere più rapido il download del testo, si deve inserire la copia rimpicciolita delle immagini originali (vedi anche punto f, immagini). Queste saranno successivamente linkate (dalla Biblioteca) alle copie rimpicciolite, per dare la possibilità all’utente di vederle ingrandite,
2. Power Point, se necessario, per i Corsi/Master.

Deve essere confezionato nel modo seguente (tra parentesi sono indicate le fonti tipografiche da usare):

3. titolo (garamond 18; spazio 6pt tra titolo e autore),
4. autori con relativa affiliazione. In caso di opera collettiva indicare come primo nome il responsabile del lavoro (garamond 11; spazio tre invii),
5. testo (garamond 12, spiaziatura singola) articolato obbligatoriamente in sottotitoli (garamond 12, grassetto) e eventuali titoletti (garamond 12, corsivo),
6. immagini nel testo: debbono essere citate nel testo, nel punto di riferimento logico, ed essere inserite rimpicciolite rispetto all’originale; si dà a titolo indicativo la dimensione di 2,5 cm di altezza o di larghezza (rispettivamente se l‘immagine è sviluppata in verticale o in orizzontale),
7. didascalie: debbono essere indicate sotto ogni immagine o tabella contenuta nel testo (garamond 11),
8. bibliografia: deve essere indicata nel testo, numerata secondo l’ordine di citazione e compilata seguendo gli esempi sotto indicati (garamond 12, spaziatura 3pt).

Esempi di bibliografia

Periodici: Cognome Iniziale Nome, Cognome Iniziale Nome, Cognome Iniziale Nome et al. (Anno) Titolo dell’articolo. Nome della Rivista n.anno(n.fascicolo):pag-pag.

Libri: Cognome Iniziale Nome, Cognome Iniziale Nome, Cognome Iniziale Nome et al. (Anno) Titolo del Titolo del libro, vol. numero. Luogo, Editore, pp-pp.

Contributi in volume: Cognome Iniziale Nome, Cognome Iniziale Nome, Cognome Iniziale Nome et al. (Anno) Titolo del capitolo. In: Cognome Nome curatore, Cognome Nome curatore (ruolo) Titolo del volume, vol. numero. Luogo, Editore, pp-pp. 

3.      Le immagini originali

Devono essere in alta definizione e prodotte nei formati JPG o Word.